Ladichat là gì? Hướng dẫn sử dụng LadiChat từ A-Z

LadiChat là nền tảng kết nối khách hàng đa kênh, giúp doanh nghiệp thiết lập, quản lý live chat và kết nối với các website và các mạng xã hội. LadiChat nằm trong hệ sinh  thái của LadiBoost. Ngoài việc quản lý phần livechat thông thường, LadiChat còn có phần tích hợp form, gửi form đăng ký qua livechat, để khách hàng điền thông tin,chốt đơn hàng và gửi về các kênh lưu trữ như email, google sheet, api…

Live chat là phần chat trực tuyến, cho phép người dùng có thể trao đổi trực tiếp với người quản lý ngay trên nền tảng được kết nối. Tích hợp livechat cho website, mạng xã hội giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các tin nhắn của khách hàng, gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng và tỉ lệ chuyển đổi.

Các tính năng nổi bật

Thiết lập live chat và chốt đơn hàng qua livechat

• Tạo mẫu câu trả lời: Cài đặt -> Mẫu câu trả lời

• Tạo form đăng ký: Cài đặt -> Form

  Thiết lập giao diện và nội dung cho livechat:Tích hợp -> Livechat

Quản lý các luồng tin nhắn từ nhiều nền tảng

Tin nhắn từ các nền tảng( landingpage,website/ facebook- tin nhắn, bình luận) được tích hợp với LadiChat sẽ được dẫn về phần Hộp thư. Tại đây, bạn có thể chia tin nhắn cho các nhân viên trả lời: quản lý các cuộc hội thoại theo thời gian, theo trạng thái, theo nhân viên.

Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng quản lý các cuộc hội thoại thông qua phần Báo cáo -> Hội thoại

Hướng dẫn sử dụng LadiChat

Tổng quan về Hộp thư

Hộp thư là hiển thị toàn bộ tin nhắn mà khách hàng gửi cho bạn qua LandingPage, Website, tin nhắn Facebook Messenger, hoặc bình luận Facebook. Các thành viên trong tài khoản sẽ nhìn thấy toàn bộ tin nhắn cho mình và các thành viên khác.

Bắt đầu ngày làm việc, bạn sẽ trả lời tin nhắn của khách hàng và giải quyết các yêu cầu chat trên trang quản lý của LadiChat tại link https://app.ladichat.com/

Để truy cập Hộp thư, click vào biểu tượng tại thanh menu trái.

Sau đây là các thành phần chính trong Hộp thư và những điểm cần lưu ý:

Khung trái: Danh sách cuộc hội thoại

Khung trái là nơi hiển thị danh sách toàn bộ những cuộc hội thoại, tin nhắn giữa bạn và khách hàng.

Giao diện này sẽ chứa bộ lọc tin nhắn, để bạn có thể lọc tin nhắn theo thành viên trong tài khoản, tin nhắn theo thời gian mới nhất cũ nhất hay những tin nhắn mà chưa phản hồi khách hàng

Ba bộ lọc sẽ hoạt đồng đồng thời để lọc ra đoạn hội thoại phù hợp nhất. Ví dụ: Khi bạn chọn đồng thời ba bộ lọc Tôi, Mới nhất và Đang mở, bộ lọc sẽ chọn ra danh sách các cuộc hội thoại mới nhất do bạn phụ trách.

• Lọc theo thành viên
• Bộ lọc theo trạng thái mới – cũ
• Bộ lọc theo trạng thái mở – đóng

Khung chi tiết hội thoại

Khung hội thoại là nơi hiển thị chi tiết nội dung cuộc hội thoại giữa bạn và khách hàng.

Khung phải: Thông tin cuộc chat

Khung phải là nơi hiển thị thông tin khách hàng. Các trường thông tin cơ bản bao gồm: tên, số điện thoại, email, trạng thái (Lead/ Customer),…

Bạn cũng có thể tuỳ chọn bổ sung, sửa đổi các trường thông tin khách hàng hiển thị tại mục này.

Quản lý hội thoại trên LadiChat

Chọn bộ lọc tin nhắn và chế độ online của tài khoản

Để ra danh sách các tin nhắn mà bạn muốn xử lý, bước đầu tiên, bạn chọn bộ lọc mà bạn muốn sử dụng, Thông thường, bạn sẽ ở bộ lọc Tôi- Mới Nhất- Đang Mở, để xử lý các cuộc hội thoại đang được phân chia cho bạn và vừa mới được nhận

Trong trường hợp tài khoản chỉ có duy nhất 1 thành viên, thì bạn có thể sử dụng bộ lọc Tất cả- Mới nhất- Đang Mở

Để nhận các cuộc hội thoại mới và hỗ trợ khách hàng, bạn đảm bảo chế độ của tài khoản của bạn đang là Sẵn Sàng ( Online)

Ngoài trạng thái Sẵn Sàng( Online), thì 1 tài khoản còn có thể có thêm 2 trạng thái :

1. Trạng thái Không Sẵn Sàng : không tiếp nhận cuộc chat mới, vẫn nhận được phản hồi của khách hàng cũ đã hỗ trợ trước đó

2. Trạng thái Chuyển tiếp : không tiếp nhận bất kỳ cuộc chat (cả khách hàng mới và cũ)

Chọn trạng thái tài khoản phù hợp với nhu cầu hỗ trợ của bạn

Nhận và trả lời tin nhắn của khách hàng

Tin nhắn mới của khách hàng (user) gửi đến sẽ có thông báo màu xanh. Bạn sẽ thấy tên của khách hàng và tin nhắn đầu tiên khách hàng gửi đến.

Lưu ý: Trong trường hợp khách hàng không có tên, thì LadiChat sẽ mặc định hiện thị tên bất kỳ cho khách hàng

Click nhấp chuột vào hội thoại để mở cửa sổ hội thoại và nhắn tin trả lời khách hàng:

Mục số 1 thể hiện phương thức bạn sẽ trả lời lại khách hàng, tương ứng với loại tin nhắn mà bạn nhận được ( từ website/landingpage,fanpage)

Đối với phần bình luận, bạn có thể trả lời/ẩn/thích bình luận đó từ phần LadiChat

Chuyển hội thoại từ Đang mở sang trạng thái Đã Đóng

Cách 1 : Bạn vào chi tiết cuộc hội thoại ở mục Đang mở : tích chọn để chuyển đổi trạng thái cuộc hội thoại

Cách 2 : Bạn chọn cuộc hội thoại từ danh sách các cuộc hội thoại Đang mở bên tay trái, tích chọn Đóng để đổi trạng thái cuộc hội thoại sang Đã đóng

Bạn vào mục Đang Mở, tích chọn 1 cuộc hội thoại, rồi bấm vào mục Chọn tất cả- Đóng cuộc chat để thực hiện thao tác Đóng nhiều cuộc hội thoại cùng 1 lúc.

Mỗi lần chọn được tối đa 25 cuộc hội thoại, bạn có thể cuộn tiếp con trỏ chuột, để tăng số lượng cuộc hội thoại bạn có thể thao tác.

Sau mỗi lần cuộn chuột, phần tích chọn hội thoại trước đó của bạn sẽ mất đi, và bạn sẽ phải tích chọn lại 1 cuộc hội thoại để hiển thị lại giao diện Chọn tất cả